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Fondateur du Worklab et co-auteur du Guide de survie aux réunions (Pearson, 2016) et plus récemment du Guide de survie aux réunions à distance (Pearson, 2020), Sacha Lopez distille quelques conseils pour mieux manager et communiquer à distance avec ses équipes alors que le télétravail a le vent en poupe, contre vents et marées.

S’il y a bien une chose que nous aura apprise cette période troublée de confinement c’est notre besoin, presque vital, d’interactions avec les autres. Nous sommes avant tout des animaux sociaux et ce besoin est ancré dans notre ADN. Il faut savoir qu’être isolé représente pour notre santé un danger équivalent à fumer un paquet de cigarettes par jour [1] !

Mais au-delà d’interagir avec les autres, je mettrais l’accent sur la qualité de ces interactions. Nous avons tous vécu ces journées remplies de réunions en visio qui ressemblaient plus à de la torture psychologique qu’à d’agréables moment de convivialité. Et c’est un des principaux défis du management et de la communication à distance. La mauvaise qualité de nos temps collectifs à distance est une source d’épuisement et de frustrations. Des réunions atones où les participants passent plus de temps à répondre à leur messagerie qu’à participer aux débats. Des échanges saccadés où la circulation de la parole est laborieuse. Voilà le quotidien des managers qui doivent encadrer leurs équipes à distance.

Il est grand temps de réapprendre à travailler ensemble à distance. Voici donc quelques clés pour fluidifier les échanges et favoriser l’engagement des participants.

Tout d’abord, ne négligez pas les jeux d’inclusion ou icebreaker pour bien démarrer votre temps collectif. Comme le souligne le World Economic Forum, ces petits exercices ludiques sont particulièrement importants pour embarquer les participants et favoriser leur engagement. Vous pourrez en retrouver quelques-uns à cette adresse.

Ensuite, n’hésitez pas à utiliser le chat disponible dans les outils de visio conférence. C’est un très bon moyen d’engager les participants en les faisant réagir sur ce canal. Évitez les longs monologues et posez régulièrement des questions concrètes pour obtenir du feedback : « en un mot, que retenez-vous de ce qui vient d’être dit ? Qu’est qui vous manque ? » Pour parfaire votre dispositif, vous pouvez nommer un chat master, littéralement un maître du chat, qui épaulera l’animateur de la réunion en prenant en charge les échanges sur le canal de discussion.

Enfin pour favoriser la prise de parole de chacun et fluidifier les échanges, privilégier les tours de tables. Ayez toujours en tête une matérialisation des participants présents pour pouvoir animer vos tours de tables. À distance, c’est un des moyens les plus efficace pour faire circuler la parole.

Oui bien entendu, manager à distance c’est un sacré défi. Mais si c’était également une chance ? Cette période atypique nous pousse à repenser nos pratiques et accélère les transformations. De nombreuses entreprises pour qui le télétravail était impensable en ont fait une pratique courante aujourd’hui. Cette crise a également été un accélérateur dans l’adoption d’outils digitaux. Et puis, elle a eu enfin un impact sur les modes de management. Car à distance on ne peut résolument plus manager de la même manière. À distance, impossible de pratiquer le micromanagement. Impossible de surveiller tous les faits et gestes de ses collaborateurs. On est bien obligé de manager par la confiance, de donner plus d’autonomie à chacun. Et vous savez quoi ? Ça marche. C’est le retour que nous font tous nos clients.

Alors finalement, peut-être que ces épreuves nous permettront faire émerger un meilleur management !

[1] Article HBR de Vivek Murthy

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Auteurs du guide illustré Cultiver une équipe, fruit d’années d’expérience d’accompagnement des équipes, des managers et des organisations, Sophie Le Stum, Elizabeth Gauthier et Olivier Dutel, réagissent sur le fait que le télétravail impacte assurément le lien social entre collaborateurs et partagent leurs conseils pour continuer à fédérer et coopérer, même à distance.

Des chercheurs d’Harvard ont mené depuis 1938 l’étude la plus longue jamais effectuée. Ils ont suivi pendant 75 ans, les vies de 724 hommes et femmes. En 2016, ils ont rendu leur conclusion : les personnes les plus connectées à leur communauté, à leur famille et amis sont les plus heureuses.

La qualité des liens sociaux est donc un facteur déterminant de santé et de bien-être. Or, en ce moment, nous sommes tous entravés dans nos relations sociales puisque les occasions de passer du temps à plusieurs, au ou en dehors du travail, sont réduites à néant.

Plusieurs DRH, nous ont d’ailleurs rapporté ces derniers jours, que contrairement au confinement de mars à mai, ils ont décidé d’autoriser des collaborateurs qui en ont fait la demande, de venir travailler sur site 1 à 2 jours par semaine pour leur permettre de rencontrer des collègues et de sortir du sentiment d’isolement et de solitude qu’ils ressentent à travailler chez eux, seuls.

En effet, être obligé de travailler seul chez soi, peut créer chez certaines personnes, des effets collatéraux contre-productifs au bon fonctionnement d’équipe, comme par exemple :

• un solitaire qui s’enferme dans sa solitude et se replie sur lui-même, évitant les conversations et les contacts avec les autres ;
• un « cavalier seul » qui se focalise exclusivement sur son objectif individuel de contribution et oublie l’objectif commun ;
• un indépendant qui confond autonomie et autarcie en coupant tout lien avec son manager ou ses collègues ;
• un « dilettante » qui prend pour excuse les aléas techniques (problèmes de connexion, de bande passante…) pour limiter ses prises d’initiative et ses interactions avec les autres…

Alors, comment entretenir un esprit d’équipe tout en télétravaillant ? Voici quelques idées à pratiquer au quotidien, pour favoriser les interactions et faire mentir le dicton populaire : « loin des yeux, loin du cœur » :

• ritualiser en début de journée une réunion en visio flash pour se dire bonjour, prendre des nouvelles des uns et des autres et se souhaiter une bonne journée. S’il n’est pas possible de se voir en visio tous les matins, un petit message personnalisé sur le chat d’équipe est un minimum ;
• démarrer chacune de vos réunions de travail par un tour de table pour prendre la météo de chacun. Exemple de visuel pour aider à l’établir (en licence Creative Commons) ;
• organiser des duos ou des trios de travail qui favorisent les relations de proximité ;
• choisir en équipe un outil de discussion libre de type WhatsApp ou Microsoft Teams, pour les échanges spontanés en langage parlé et du tac au tac ;
• se garder des temps « machine à café » virtuels pour partager des nouvelles et parler de tout et de rien… ;
  partager un outil visuel collaboratif : un tableau blanc digital (ex : Klaxoon, Miro, Jamboard,…), sur lequel vous inscrivez à la fois des informations utiles à tous les membres de l’équipe et des actualités sympas, les incitant ainsi à le consulter. L’idée est aussi d’entretenir l’ambiance avec des images, des photos, des productions qui ressemblent à l’équipe, comme une signature ;
• utiliser aussi ces visuels comme fond d’écran ou écran partagé lors des visios ;
• rediscuter régulièrement les règles de fonctionnement pour que chacun se sente toujours en sécurité psychologique même à distance.

Et bien sûr, cultiver la reconnaissance réciproque, par des feed-backs positifs et attentionnés, qui sont bons pour la santé et le moral.

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Responsable d’équipes projet à l’international dans un groupe bancaire pendant quinze ans, Sophie Le Stum a fondé CapÉquipe (cabinet de conseil et de formation) il y a dix-sept ans. Sa mission consiste à accompagner les dirigeants, managers et leurs équipes, afin de les amener à une meilleure compréhension de leurs interactions, pour améliorer leur efficacité collective.

Fondatrice du cabinet de conseil et formation en management, Cléris Consultants, Elizabeth Gauthier accompagne de très nombreuses équipes dans leur développement, depuis plus de trente ans. Elle les aide à se mettre en mouvement, à générer de la coopération et de l’agilité, pour leur permettre de répondre aux enjeux actuels de transformation des organisations.

Co-Président des Artisans du Changement – réseau de facilitateurs et d’accompagnement de la transition – et fondateur de l’Atelier Chaman, Olivier Dutel est facilitateur – formateur spécialisé en pratiques visuelles : mind mapping, facilitation graphique, management visuel. Il intervient sur les dispositifs de transformation des organisations, notamment sur le volet numérique et les apprentissages.

Ensemble, ils ont écrit l’ouvrage Cultiver une équipe (Pearson, 2020), une véritable méthode clé en main pour amener les membres d’une équipe à coopérer efficacement, composée de 60 fiches pratiques, de modèles et visuels ainsi que de ressources numériques disponibles sur le site dédié.

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