La mauvaise qualité de nos temps collectifs à distance est une source d’épuisement et de frustrations
Fondateur du Worklab et co-auteur du Guide de survie aux réunions (Pearson, 2016) et plus récemment du Guide de survie aux réunions à distance (Pearson, 2020), Sacha Lopez distille quelques conseils pour mieux manager et communiquer à distance avec ses équipes alors que le télétravail a le vent en poupe, contre vents et marées.
S’il y a bien une chose que nous aura apprise cette période troublée de confinement c’est notre besoin, presque vital, d’interactions avec les autres. Nous sommes avant tout des animaux sociaux et ce besoin est ancré dans notre ADN. Il faut savoir qu’être isolé représente pour notre santé un danger équivalent à fumer un paquet de cigarettes par jour [1] !
Mais au-delà d’interagir avec les autres, je mettrais l’accent sur la qualité de ces interactions. Nous avons tous vécu ces journées remplies de réunions en visio qui ressemblaient plus à de la torture psychologique qu’à d’agréables moment de convivialité. Et c’est un des principaux défis du management et de la communication à distance. La mauvaise qualité de nos temps collectifs à distance est une source d’épuisement et de frustrations. Des réunions atones où les participants passent plus de temps à répondre à leur messagerie qu’à participer aux débats. Des échanges saccadés où la circulation de la parole est laborieuse. Voilà le quotidien des managers qui doivent encadrer leurs équipes à distance.
Il est grand temps de réapprendre à travailler ensemble à distance. Voici donc quelques clés pour fluidifier les échanges et favoriser l’engagement des participants.
Tout d’abord, ne négligez pas les jeux d’inclusion ou icebreaker pour bien démarrer votre temps collectif. Comme le souligne le World Economic Forum, ces petits exercices ludiques sont particulièrement importants pour embarquer les participants et favoriser leur engagement. Vous pourrez en retrouver quelques-uns à cette adresse.
Ensuite, n’hésitez pas à utiliser le chat disponible dans les outils de visio conférence. C’est un très bon moyen d’engager les participants en les faisant réagir sur ce canal. Évitez les longs monologues et posez régulièrement des questions concrètes pour obtenir du feedback : « en un mot, que retenez-vous de ce qui vient d’être dit ? Qu’est qui vous manque ? » Pour parfaire votre dispositif, vous pouvez nommer un chat master, littéralement un maître du chat, qui épaulera l’animateur de la réunion en prenant en charge les échanges sur le canal de discussion.
Enfin pour favoriser la prise de parole de chacun et fluidifier les échanges, privilégier les tours de tables. Ayez toujours en tête une matérialisation des participants présents pour pouvoir animer vos tours de tables. À distance, c’est un des moyens les plus efficace pour faire circuler la parole.
Oui bien entendu, manager à distance c’est un sacré défi. Mais si c’était également une chance ? Cette période atypique nous pousse à repenser nos pratiques et accélère les transformations. De nombreuses entreprises pour qui le télétravail était impensable en ont fait une pratique courante aujourd’hui. Cette crise a également été un accélérateur dans l’adoption d’outils digitaux. Et puis, elle a eu enfin un impact sur les modes de management. Car à distance on ne peut résolument plus manager de la même manière. À distance, impossible de pratiquer le micromanagement. Impossible de surveiller tous les faits et gestes de ses collaborateurs. On est bien obligé de manager par la confiance, de donner plus d’autonomie à chacun. Et vous savez quoi ? Ça marche. C’est le retour que nous font tous nos clients.
Alors finalement, peut-être que ces épreuves nous permettront faire émerger un meilleur management !
[1] Article HBR de Vivek Murthy